Hinweisgebersystem gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Gemäß unserer gesetzlichen Verpflichtung haben wir über unsere Website ein
Hinweisgebersystem eingerichtet. Unsere Mitarbeiter*innen
undWebseitenbesucher*innen, bei denen es sich neben Interessenten u.a. auch
um Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner und Dienstleister (Externe) handeln
kann, können das Hinweisgebersystem nutzen, um uns über mögliche
Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben oder interne
Regelungen(„Regelverstöße“) zu informieren („Hinweis“) und so zu deren
Aufklärung und Verfolgungbeizutragen.
Hiermit informieren wir Sie nach Art. 13, 14 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten („Daten“) im Rahmen unseres Hinweisgeber-
systems. Wir werden personenbezogene Daten im Rahmen des
Hinweisgebersystems nur nach Maßgabe der geltenden
datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeiten. Diese Vorgaben ergeben sich
insbesondere aus der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die
vorliegende Datenschutzinformation enthält weitergehende Erläuterungen zu
Datenverarbeitungen, die der Erfassung und Aufklärung der mittels des
Hinweisgebersystems eingegangenen Hinweise dienen
(„Aufklärungsmaßnahmen“). Sie ergänzt unsere allgemeine
Datenschutzinformation.
• Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?
Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7
DSGVO sind wir.
Je nach Art und Umfang der gebotenen Maßnahmen werden wir
gegebenenfalls weisungsfreie Dienstleister mit der konkreten Durchführung
der entsprechenden Aufklärungsmaßnahmen betrauen. Zu diesen
Dienstleistern können etwa Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwaltskanzleien oder
Steuerberater zählen. In diesem Fall handeln die Dienstleister oftmals als
eigene datenschutzrechtlich Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
• Hintergrund der Verarbeitung Ihrer Daten
Wir müssen die Einhaltung geltender Gesetze im Rahmen unseres
Geschäftsbetriebs sicherstellen. Dies gilt etwa für Vorgaben des Strafrechts,
des Ordnungswidrigkeitenrechts, des Steuerrechts, des Datenschutzrechts, des
Arbeitsrechts, des Kartellrechts und für sonstige verbindliche rechtliche
Vorgaben. Sofern wir diesen gesetzlichen Anforderungen nicht hinreichend
nachkommen, drohen Nachteile, wie etwa Geld- oder Haftstrafen, Bußgelder,
Schadensersatzforderungen oder Reputationsschäden. Um unseren rechtlichen
Pflichten nachzukommen, treffen wir daher geeignete Maßnahmen zur
Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder interner Regelungen
im Unternehmen. Zu diesen Maßnahmen zählt unter anderem auch die
Einführung und der Betrieb eines Hinweisgebersystems.
Unsere Mitarbeiter*innen sind verpflichtet, uns über mögliche Regelverstöße
zu informieren. Mitarbeiter*innen und Externe, die einen möglichen
Regelverstoß melden („Hinweisgeber“), können für Hinweise auf mögliche
Regelverstöße interne und externe Kanäle nutzen. Wir haben angemessene
Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass den eingehenden Hinweisen
zeitnah und effektiv nachgegangen wird. Im Rahmen der durchzuführenden
Aufklärungsmaßnahmen wird insbesondere sichergestellt, dass die
berechtigten Interessen der von Hinweisen betroffenen oder in Hinweisen
genannten Personen („Betroffene“) gewahrt werden.
• Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten?
Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der geltenden Gesetze insbesondere für
die folgenden konkreten Aufklärungszwecke:
• Prüfung der Plausibilität von Hinweisen: Wir werden vor der Einleitung
von Aufklärungsmaßnahmen unter anderem prüfen, ob die von den
Hinweisgebern übermittelten Hinweise plausibel erscheinen und auf
einen Regelverstoß durch uns oder unserer Mitarbeiter*innen schließen
lassen. Die Verarbeitung Ihrer Daten dient unter anderem dieser
Plausibilitätsprüfung.
• Aufklärung von Fehlverhalten: Aufklärungsmaßnahmen können der
Aufdeckung und Aufklärung von möglichen arbeitsvertraglichen
Pflichtverletzungen oder Straftaten von unseren Mitarbeiter*innen in
Wahrnehmung ihrer dienstlichen Pflichten sowie sonstiger Regelverstöße
und Missstände innerhalb des Unternehmens dienen. Dies betrifft
beispielsweise die Aufdeckung und Ahndung von Betrugshandlungen,
Steuerstraftaten, Geldwäsche oder sonstigen Wirtschaftsdelikten oder
auch von Verletzungen unserer Verhaltensgrundsätze und Richtlinien.
• Umsetzung von gesetzlichen Pflichten: Wir unterliegen umfassenden
gesetzlichen Aufsichtspflichten. Diese ergeben sich unter anderem aus §§
130, 30 Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG). Aufklärungsmaßnahmen
dienen der Umsetzung von diesen und anderen gesetzlichen Pflichten.
Wir führen beispielsweise Aufklärungsmaßnahmen durch, um
sicherzustellen, dass unsere Leistungen den gesetzlichen und
behördlichen Vorgaben entsprechen.
o Verhinderung zukünftigen Fehlverhaltens: Weiterhin fließen die
Ergebnisse der Aufklärungsmaßnahmen – soweit sie dafür
geeignet sind – auch in allgemeine, präventive Maßnahmen (z.B.
Schulungen) ein und tragen so dazu bei, dass künftige
arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen oder Straftaten unserer
Mitarbeiter*innen verhindert oder erschwert werden.
o Rechtsausübung: Aufklärungsmaßnahmen können auch der
Kompensation und Abwehr von drohenden wirtschaftlichen oder
sonstigen Schäden oder Nachteilen für uns und damit der
effektiven Rechtsverteidigung, der Ausübung und Durchsetzung
von Rechten dienen. Beispielsweise werden wir die durch
Aufklärungsmaßnahmen ermittelten Ergebnisse und Informationen
gegebenenfalls im Rahmen von arbeitsgerichtlichen Verfahren
oder sonstigen Rechtsstreitigkeiten nutzen.
o Entlastung von Beschäftigten: Wir ergreifen in Abstimmung mit
dem jeweils Betroffenen auch geeignete Aufklärungsmaßnahmen,
um mögliche Vorwürfe gegen zu Unrecht in Verdacht geratene
Betroffene aufzuklären und diese zu entlasten (sog.
Rehabilitierung).
o Umsetzung Mitwirkungspflichten: Wir können gegebenenfalls
aufgrund gesetzlicher Mitwirkungspflichten dazu verpflichtet sein,
die im Rahmen der Aufklärungsmaßnahmen erhobenen Daten an
Strafverfolgungsbehörden oder sonstige Behörden wei-terzuleiten.
Dies kann beispielweise der Fall sein, wenn eine
Strafverfolgungsbehörde als Folge einer Aufklärungsmaßnahme
ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren gegen einen Betroffenen
einleitet. Ergänzend kommen als mögliche Zwecke der
Datenverarbeitung die in der allgemeinen Da-
tenschutzinformation für das Arbeitsverhältnis genannten Zwecke
in Betracht.
• Welche Daten bzw. Datenkategorien sind von
Aufklärungsmaßnahmen betroffen?
Im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen werden wir gegebenenfalls die
nachfolgenden Daten bzw. Datenkategorien über Sie verarbeiten:
• Daten in Bezug auf Hinweise: Im Rahmen des Hinweisgeberverfahrens
erfassen wir unter anderem den Zeitpunkt, den Inhalt und sonstige
relevante Umstände in Bezug auf die von Hinweisgebern übermittelten
Hinweise. Beispielweise werden wir erfassen, ob der Hinweisgeber den
Hinweis über einen internen oder einen externen Meldekanal eingereicht
hat. Falls ein Hinweisgeber im Rahmen des Hinweises seine Identität
offenlegt, werden wir diese ebenfalls erfassen.
o Betriebliche Angaben: Wir werden im Rahmen von
Aufklärungsmaßnahmen gegebenenfalls auch betriebliche
Informationen über Sie verarbeiten (z.B. Funktion im Unternehmen,
Berufsbezeichnung, mögliche Vorgesetztenstellung, berufliche E-
Mail-Adresse, berufliche Telefonnummer).
o Angaben zu relevanten Sachverhalten: Typische
Aufklärungsmaßnahmen beziehen sich vielfach auf konkrete
Sachverhalte. Die Ermittlung und Auswertung relevanter Anga-ben
zum jeweiligen Sachverhalt kann gegebenenfalls Rückschluss auf
Ihr Verhalten oder von Ihnen durchgeführte Handlungen zulassen.
Dazu können in Einzelfällen auch Pflicht-verletzungen oder
Straftaten zählen.
o Betrieblich veranlasste Dokumente: Wir werden im Rahmen von
Aufklärungsmaßnahmen gegebenenfalls auch betrieblich
veranlasste Dokumente auswerten. Dazu können im Einzelfall
Zeitnachweise bzw. Stundenaufstellungen, Verträge,
Leistungsnachweise, Fahrtenbücher oder Rechnungen zählen.
Diese Dokumente können auch personenbezogene Daten über Sie
enthalten.
o Kommunikationsverhalten: Zudem können
Aufklärungsmaßnahmen Rückschlüsse auf Ihr
Kommunikationsverhalten bei der Nutzung unserer
Kontaktaufnahmemöglichkeiten oder unserer betrieblichen
Kommunikationssysteme zulassen. Wir werden beispielsweise im
Rahmen von E-Mail-Auswertungen gegebenenfalls auch Zugriff
auf die Inhalte von E-Mails im betrieblichen E-Mail-Postfach von
Mitarbeiter*innen oder Ihrer E-Mailkommunikation mit uns
nehmen. Daneben werden wir gegebenenfalls Log-Daten oder
Metadaten auswerten.
o Persönliche Angaben: Im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen
werden wir gegebenenfalls allgemeine persönliche Angaben über
Sie verarbeiten (z. B. Name, private Anschrift, private
Telefonnummer, private E-Mail-Adresse).
o Private Inhalte: In Einzelfällen können auszuwertende Datensätze
gegebenenfalls auch Rückschlüsse auf Sie betreffende private
Inhalte zulassen. Dies kann etwa der Fall sein, wenn eine von
einem Hinweisgeber übermittelte Hinweis entsprechende Inhalte
enthält. Wir werden aber durch geeignete technische und
organisatorische Maßnahmen sicherstellen, dass Datensätze mit
rein privatem Inhalt nicht ausgewertet werden.
o Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten: Im
Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen müssen wir gegebenenfalls
auch Daten über Sie erheben, welche Rückschlüsse auf Sie
betreffende Straftaten oder strafrechtliche Verurteilungen
zulassen. Wir werden diese Daten aber nur nach Maßgabe der
einschlägigen Datenschutzvorgaben, insbesondere Art. 10 DSGVO,
verarbeiten.
o Besondere Kategorien personenbezogener Daten: In Einzelfällen
erheben wir im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen auch
besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von
Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Dies kann etwa der Fall sein, wenn ein von
einem Hinweisgeber übermittelter Hinweis entsprechende Daten
enthält. Zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten
zählen etwa Gesundheitsdaten, Daten über eine mögliche
Gewerkschaftszugehörigkeit, biometrische Daten oder Daten über
politische oder religiöse Einstellungen. Wir werden solche Daten
nur nach Maßgabe der einschlägigen datenschutzrechtlichen
Vorgaben, insbesondere nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO bzw. – sofern
es sich um Mitarbeiter*innen handelt – § 26 Abs. 3 BDSG,
verarbeiten.
• Auf welchen Rechtsgrundlagen beruht die Verarbeitung Ihrer Daten?
Wir werden Ihre Daten im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen nur
verarbeiten, soweit mindestens eine anwendbare datenschutzrechtliche
Regelung dies erlaubt. Dazu zählen insbesondere die Bestimmungen der
DSGVO, des BDSG sowie sonstiger einschlägiger Rechtsvorschriften. Wir
können zulässige Datenverarbeitungen im Rahmen von
Aufklärungsmaßnahmen insbesondere auf die folgenden Rechtsgrundlagen
stützen:
• Umsetzung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG):
Datenverarbeitungen im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen können
unter anderem für die Durchführung und Beendigung des
Arbeitsverhältnisses mit unseren Mitarbeiter*innen erforderlich sein. Dies
gilt beispielweise für Aufklärungsmaßnahmen zur Aufdeckung von
arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen, welche keine Straftat
begründen. Aufklärungsmaßnahmen können auch für die Abwicklung
von Arbeitsverhältnissen erforderlich sein. Dies kann beispielweise der
Fall sein, wenn wir auf Basis der im Rahmen einer Aufklärungsmaßnahme
gewonnenen Erkenntnisse arbeitsrechtliche Sanktionen gegen einen
Betroffenen verhängt.
o Aufklärung von Straftaten (§ 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG): Falls
Aufklärungsmaßnahmen der Aufdeckung von möglichen Straftaten
im Rahmen von Beschäftigungsverhältnissen dienen, können diese
gemäß § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG gerechtfertigt sein. Wir werden die
entsprechenden Datenverarbeitungen aber nur dann auf § 26 Abs.
1 Satz 2 BDSG stützen, wenn dokumentierte tatsächliche
Anhaltspunkte den Verdacht einer Straftat im
Beschäftigungsverhältnis begründen und die Interessen des
Betroffenen nicht überwiegen.
o Umsetzung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Wie
bereits dargestellt, unterliegen wir umfassenden gesetzlichen
Aufsichtspflichten. Die von uns durchgeführten
Aufklärungsmaßnahmen dienen damit unter anderem auch der
Umsetzung dieser gesetzlichen Pflichten.
o Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Wir
werden Ihre Daten gegebenenfalls auch verarbeiten, um unere
oder die berechtigten Interessen eines Dritten zu wahren. Zu
diesen berechtigten Interessen können im Einzelfall zählen:
▪ Rechtsverteidigung: Wir führen Aufklärungsmaßnahmen
unter anderem auch deshalb durch, um Schaden von
unserem Unternehmen abzuwenden. Die Datenverarbeitung
kann insofern auch unseren berechtigten Interessen in Form
der Geltendmachung, Verteidigung und Ausübung von
Rechtsansprüchen dienen.
▪ Unterstützung von Betroffenen: Aufklärungsmaßnahmen
können unter anderem auch der Entlastung von Betroffenen
dienen. Hierbei handelt es sich grundsätzlich um ein
berechtigtes Interesse eines Dritten.
• An welche Stellen werden wir Ihre Daten weitergeben?
Wir werden Ihre Daten im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen nur dann an
Dritte weitergeben, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht oder wir
zuvor Ihre Einwilligung zu der entsprechenden Datenübermittlung eingeholt
haben. Wir werden Ihre Daten möglicherweise gegenüber den folgenden
Empfängern offengelegt:
• Gerichte, Behörden und sonstige öffentliche Stellen: Wir werden die
Ergebnisse von Aufklärungsmaßnahmen möglicherweise auch
gegenüber öffentlichen Stellen offenlegen. Dies betrifft etwa deutsche
oder ausländische Staatsanwaltschaften, Gerichte oder sonstige
Behörden. Eine solche Weitergabe kann insbesondere dann notwendig
sein, wenn wir zur Offenlegung der entsprechenden Daten gesetzlich
verpflichtet sind. Dies kann beispielsweise in Rahmen von
strafrechtlichen Ermittlungsverfahren der Fall sein, die als Folge von
Aufklärungsmaßnahmen eingeleitet werden.
o Dienstleister: Bei der Durchführung von Aufklärungsmaßnahmen
greifen wir gegebenenfalls neben der promota.de GmbH auch auf
die Unterstützung durch externe Dienstleister, wie etwa
Anwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, zurück.
Wir werden durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass diese
Dienstleister Ihre Daten nur im Rahmen der einschlägigen
datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeiten.
o Sonstige Dritte: Sofern dies zur Durchführung der in dieser
Datenschutzinformation genannten Zwecke erforderlich ist und
keine entgegenstehenden schutzwürdigen Interessen betroffener
Personen überwiegen, kommt zudem eine Weitergabe Ihrer
personenbezogenen Daten an Prozessgegner oder an
Versicherungen in Betracht. Sofern wir Ihre personenbezogenen
Daten nicht direkt bei Ihnen selbst erhoben haben, erhalten wir
diese typischerweise von den vorstehend in diesem Abschnitt der
Datenschutzinformation genannten Stellen, Geschäftspartnern
oder aus ähnlichen Quellen.
• Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Sie können als von der Datenverarbeitung betroffene Person verschiedene
Betroffenenrechte geltend machen. Um von Ihren Rechten Gebrauch zu
machen, können Sie uns über die oben genannten Kontaktdaten erreichen.
Zu den Betroffenenrechten zählen insbesondere:
• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO);
o Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO);
o Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO);
o Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
o Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
• Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Wir werden die im Rahmen der Aufklärung von Hinweisen erhobene Daten
nach Maßgabe der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben,
insbesondere gemäß Art. 17 DSGVO, speichern bzw. löschen. Danach werden
wir Ihre Daten grundsätzlich dann löschen, wenn sie für die in dieser
Datenschutzinformation genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind.
Gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften oder unsere berechtigten Interessen
können jedoch eine längere Aufbewahrung Ihrer Daten rechtfertigen.
Beispielsweise können wir Ihre Daten gegebenenfalls während aktueller
Rechtsstreitigkeiten, welche das Ergebnis möglicher Aufklärungsmaßnahmen
sind, weiter aufbewahren.
Die Speicherfristen richten sich dabei im Einzelfall nach unserem
Aufbewahrungsinteresse unter Berücksichtigung der Wichtigkeit der
Aufbewahrung für uns, der schutzwürdigen Interessen Betroffener an der
Löschung sowie der Wahrscheinlichkeit, dass ein im Hinweisgebersystem
gemeldeter Verdacht zutrifft.
• Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder
Maßnahmen zum Profiling statt?
Im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen finden weder automatisierte
Einzelfallentscheidungen noch Maßnahmen zum Profiling im Sinne von Art. 22
DSGVO statt.
