System zgłaszania zgodnie z ustawą o ochronie zgłaszających (HinSchG)
Zgodnie z naszym zobowiązaniem ustawowym utworzyliśmy na naszej stronie
internetowej system zgłaszania nieprawidłowości. Nasi pracownicy i osoby
odwiedzające naszą stronę internetową, którymi mogą być oprócz
interesantów m. in. także klienci, dostawcy, osoby do kontaktu i usługodawcy
(osoby z zewnątrz), mogą korzystać z systemu zgłaszania (zakładka
„zgłoszenia”), aby poinformować nas o możliwych naruszenia wytycznych
ustawowych lub zasad wewnętrznych („naruszenia zasad”) i przyczynić się w
ten sposób do ich wyjaśnienia i egzekwowania.
Niniejszym informujemy Państwa zgodnie z art. 13, 14 RODO o przetwarzaniu
Państwa danych osobowych („dane”) w ramach naszego systemu zgłaszania.
Przetwarzamy dane osobowe w ramach systemu zgłaszania tylko zgodnie z
obowiązującymi przepisami ochrony danych. Te wytyczne wynikają w
szczególności z RODO i federalnej ustawy o ochronie danych (BDSG). Niniejsza
informacja o ochronie danych zawiera dodatkowe objaśnienia przetwarzania
danych, które służą rejestrowaniu i wyjaśnieniu zgłoszeń otrzymanych przez
system zgłaszania („czynności wyjaśniające”). Uzupełnia ona naszą ogólną
informację o ochronie danych.
• Kto odpowiada za przetwarzanie Państwa danych?
Jesteśmy jednostką odpowiedzialną za przetwarzanie Państwa danych w
rozumieniu art. 4 nr 7 RODO.
Zależnie od rodzaju i zakresu działań będziemy zlecać niezależnym
usługodawcom konkretne wykonanie odpowiednich czynności wyjaśniających.
Do tych usługodawców mogą zaliczać się przykładowo biegli rewidenci,
kancelarie adwokackie lub doradcy podatkowi. W takim przypadku
usługodawcy działają często jako oddzielne podmioty odpowiedzialne w
zakresie ochrony danych w rozumieniu art. 4, nr 7 RODO.
• Podstawy przetwarzania danych
W ramach naszej działalności musimy zapewnić zgodność z obowiązującymi
przepisami prawa. Dotyczy to przykładowo wytycznych prawa karnego, prawa
wykroczeń administracyjnych, prawa podatkowego, prawa ochrony danych,
prawa pracy, prawa przeciwkartelowego i pozostałych wiążących wytycznych
prawnych. Jeśli nie spełnimy odpowiednio tych wymogów prawnych, grożą
nam konsekwencje, jak kara grzywny lub aresztu, roszczenia odszkodowawcze
lub szkody wizerunkowe. W celu wypełnienia naszych zobowiązań prawnych
podejmujemy zatem odpowiednie środki w celu zapewnienia zgodności z
wymogami prawnymi lub regulacjami wewnętrznymi w firmie. Środki te
obejmują wprowadzenie i obsługę systemu zgłaszania nieprawidłowości.
Nasi pracownicy są zobowiązani informować nas o możliwych naruszeniach.
Pracownicy i osoby z zewnątrz/podmioty zewnętrzne, które zgłaszają
naruszenia („zgłaszający”) mogą korzystać z wewnętrznych i zewnętrznych
kanałów zgłaszania możliwych naruszeń zasad. Podjęliśmy odpowiednie środki,
aby zapewnić szybkie i skuteczne reagowanie na napływające zgłoszenia. W
ramach podejmowanych działań wyjaśniających zapewnia się w szczególności
ochronę uzasadnionych interesów osób, których dotyczą zgłoszenia lub osób
wymienionych w zgłoszeniach ("osoby, których dane dotyczą").
W jakich celach przetwarzamy Państwa dane?
Przetwarzamy Państwa dane w ramach obowiązujących ustaw, w szczególności
w następujących celach informacyjnych:
• Kontrola zasadności zgłoszeń: Przed podjęciem czynności wyjaśniających
sprawdzamy między innymi, czy przekazane przez zgłaszających
zgłoszenia wydają się zasadne i czy wskazują na naruszenie zasad przez
nas lub przez naszych pracowników. Przetwarzanie Państwa danych służy
między innymi takiej kontroli zasadności.
• Wyjaśnianie niewłaściwego postępowania: Czynności wyjaśniające mogą
służyć wykryciu i wyjaśnieniu możliwych, wynikających z umowy pracę,
naruszeń obowiązków lub czynów karalnych naszych pracowników przy
realizacji ich obowiązków służbowych i pozostałych naruszeń regulacji i
nieporozumień w firmie. Dotyczy to przykładowo wykrywania i ryzyka
oszustwa, przestępstw podatkowych, prania pieniędzy lub innych
przestępstw gospodarczych lub też naruszania naszych zasad działania i
wytycznych.
• Wdrażanie obowiązków ustawowych: Podlegamy szerokiemu zakresowi
ustawowych obowiązków nadzoru. Wynikają one między innymi z §§ 130,
30 ustawy o wykroczeniach (OWiG). Czynności wyjaśniające służą
wdrażaniu tych i innych obowiązków ustawowych. Przeprowadzamy
przykładowo czynności wyjaśniające w celu zapewnienia, że nasze usługi
są zgodne z wymogami ustawowymi i urzędowymi.
o Zapobieganie przyszłym nieprawidłowościom: ponadto wyniki
czynności wyjaśniających - jeśli są odpowiednie - włączamy w
ogólne działania zapobiegawcze (np. szkolenia) i przyczyniamy się
w ten sposób do tego, że uniemożliwiamy lub utrudniamy przyszłe
naruszenia obowiązków umowy o pracę lub czyny karalne naszych
pracowników.
o Korzystanie z prawa: Czynności wyjaśniające mogą też służyć
kompensacji i obronie przed grożącymi szkodami gospodarczymi
lub innymi szkodami lub wadami, a tym samym mogą służyć
efektywnej obronie prawnej, wykonywaniu i egzekwowaniu prawa.
Możemy na przykład wykorzystywać wyniki i informacje uzyskane
w ramach działań rozpoznawczych w kontekście postępowania
przed sądem pracy lub innych sporów prawnych.
o Uniewinnienie pracowników: W porozumieniu z zainteresowaną
osobą podejmujemy również odpowiednie środki wyjaśniające w
celu wyjaśnienia ewentualnych oskarżeń wobec osób niesłusznie
podejrzewanych o udział w przestępstwie i uwolnienia ich od
zarzutów (tzw. rehabilitacja).
• Realizacja obowiązku współpracy: możemy być zobowiązani na
podstawie ustawowych obowiązków współdziałania do tego, aby
przekazywać dane zebrane w ramach czynności wyjaśniających do
organów śledczych lub innych urzędów. Może to dotyczyć przykładowo
sytuacji, kiedy organ śledczy w konsekwencji działania wyjaśniającego
wdraża postępowanie wyjaśniające w zakresie prawa karnego wobec
danej osoby. Ponadto cele określone w ogólnych informacjach o
ochronie danych w odniesieniu do stosunku pracy mogą być również
uważane za możliwe cele przetwarzania danych.
Jakie dane lub kategorie danych podlegają działaniom wyjaśniającym?
W ramach czynności wyjaśniających przetwarzamy wymienione dane lub
kategorie danych:
• Dane dotyczące zgłoszeń: W ramach postępowania zgłoszeniowego
rejestrujemy między innymi czas, treść i pozostałe istotne okoliczności w
odniesieniu do zgłoszeń podawanych przez zgłaszających. Przykładowo
rejestrujemy, czy zgłaszający złożył zgłoszenie przez wewnętrzny, czy
zewnętrzny kanał zgłoszeniowy. Jeśli zgłaszający w ramach zgłoszenia
ujawnia swoją tożsamość, również jest ona rejestrowana.
o Dane firmowe: W ramach czynności wyjaśniających przetwarzamy
ewentualnie także informacje firmowe dotyczące Państwa (np.
stanowisko w firmie, określenie zawodu, przełożony, służbowy
adres e-mail, służbowy numer telefonu).
o Informacje o istotnych faktach: Typowe czynności wyjaśniające
odnoszą się często do konkretnych faktów. Ustalenie i ocena
istotnych informacji na temat poszczególnych faktów może
pozwolić na wyciągnięcie wniosków na temat zachowania lub
podjętych działań. W poszczególnych przypadkach mogą zaliczać
się do tego także naruszenia obowiązków lub czyny karalne.
o Dokumenty firmowe: W ramach czynności wyjaśniających
przetwarzamy ewentualnie także dokumenty firmowe. Zaliczają się
do nich zestawienia godzinowe, umowy, karty zaliczeń, księgi
przejazdów lub rachunki. Takie dokumenty mogą też zawierać
dane osobowe dotyczące Państwa.
o Komunikacja: Ponadto środki rozpoznawcze mogą umożliwić
wyciągnięcie wniosków na temat zachowania komunikacyjnego
użytkownika podczas korzystania z naszych opcji kontaktowych
lub naszych firmowych systemów komunikacji. Na przykład, w
ramach analizy wiadomości e-mail, możemy również uzyskać
dostęp do treści wiadomości e-mail w firmowych skrzynkach
pocztowych pracowników lub komunikacji e-mail użytkownika z
nami. Możemy również analizować dane logowania lub metadane.
o Dane osobowe: W ramach czynności wyjaśniających przetwarzamy
ewentualnie ogólne dane osobowe dotyczące Państwa (np.
nazwisko, prywatny adres, prywatny numer telefonu, prywatny
adres e-mail).
o Prywatne treści: W poszczególnych przypadkach przetwarzane
rekordy mogą też umożliwiać wyciągnięcie wniosków o
dotyczących Państwa treściach prywatnych. Może to dotyczyć
przykładowo sytuacji, kiedy przekazane przez zgłaszającego
zgłoszenie zawiera odpowiednie treści. Poprzez odpowiednie
działania techniczne i organizacyjne zapewnimy, że rekordy z
treścią prywatną nie będą przetwarzane.
o Dane dotyczące wyroków skazujących i czynów karalnych: W
ramach czynności wyjaśniających musimy zbierać także dotyczące
Państwa dane, które pozwalają wnioskować o dotyczących Państwa
czynach karalnych lub wyrokach skazujących. Przetwarzamy te
dane tylko na podstawie odnośnych wytycznych ochrony danych,
zwłaszcza art. 10 RODO.
o Szczególne kategorie danych osobowych: W pojedynczych
przypadkach określamy w ramach czynności wyjaśniających także
szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9, ust.
1 RODO. Może to dotyczyć przykładowo sytuacji, kiedy
przekazane przez zgłaszającego zgłoszenie zawiera odpowiednie
dane. Do szczególnych kategorii danych osobowych zaliczają się
przykładowo dane o zdrowiu, dane dotyczące przynależności do
związków zawodowych, dane biometryczne lub dane dotyczące
poglądów politycznych lub religijnych. Takie dane zbieramy tylko
na podstawie odnośnych przepisów ochrony danych, zwłaszcza art.
9 ust. 2 RODO lub, jeśli chodzi o pracowników – § 26 ust. 3 BDSG.
• Na jakich podstawach prawnych opiera się przetwarzanie Państwa
danych?
Przetwarzamy Państwa dane w ramach czynności wyjaśniających tylko
wówczas, kiedy umożliwia to co najmniej jedna możliwa do zastosowania
regulacja prawa ochrony danych. Zaliczają się do tego zwłaszcza regulacje
RODO, BDSG i pozostałych odnośnych przepisów prawnych. Możemy opierać
skuteczne przetwarzanie danych w ramach czynności wyjaśniających zwłaszcza
na wymienionych podstawach prawnych:
• Realizacja stosunku zatrudnienia (§ 26 ust. 1 zdanie 1 BDSG):
Przetwarzanie danych w ramach czynności wyjaśniających może być
konieczne między innymi dla przeprowadzenia i zakończenia stosunku
pracy z naszymi pracownikami. Dotyczy to na przykład środków
rozpoznawczych mających na celu wykrycie naruszeń obowiązków
wynikających z umów o pracę, które nie stanowią przestępstwa. Środki
dochodzeniowe mogą być również niezbędne do rozwiązania stosunku
pracy. Może tak być na przykład w przypadku nałożenia sankcji z zakresu
prawa pracy na daną osobę na podstawie ustaleń uzyskanych w toku
dochodzenia.
o Wyjaśnianie czynów karalnych (§ 26 ust. 1 zdanie 2 BDSG): Jeśli
czynności wyjaśniające służą do wykrycia możliwych czynów
karalnych w ramach stosunku zatrudnienia, możliwe jest ich
uzasadnianie zgodnie z § 26 ust. 1 zdanie 2 BDSG. Odpowiednie
przetwarzanie danych będzie jednak oparte na art. 26 ust. 1 zdanie
2 BDSG tylko wtedy, gdy udokumentowane przesłanki faktyczne
uzasadniają podejrzenie popełnienia przestępstwa w ramach
stosunku pracy, a interesy osoby, której dane dotyczą, nie są
nadrzędne.
o Realizacja obowiązków ustawowych (art. 6, ust. 1 lit. c RODO): Jak
już wskazaliśmy, podlegamy szerokim ustawowym obowiązkom
nadzoru. W związku z tym podejmowane przez nas działania
informacyjne służą między innymi realizacji tych obowiązków
prawnych.
o Ochrona uzasadnionych interesów (art. 6, ust. 1, lit. f RODO):
Przetwarzamy Państwa dane także dla ochrony własnych lub
uzasadnionych interesów osób trzecich. Do takich uzasadnionych
interesów mogą w pojedynczych przypadkach zaliczać się:
▪ Obrona prawna: Przeprowadzamy czynności wyjaśniające
między innymi dlatego, aby uniknąć szkody dla naszego
przedsiębiorstwa. Przetwarzanie danych może służyć tym
samym także naszym uzasadnionym interesom w formie
dochodzenia, obrony i korzystania z roszczeń prawnych.
▪ Wsparcie danej osoby: Czynności wyjaśniające mogą służyć
między innymi oczyszczeniu danej osoby z zarzutów.
Występuje wówczas zasadniczo uprawniony interes osoby
trzeciej.
• Do jakich jednostek przekazujemy dane?
Przekazujemy dane w ramach czynności wyjaśniających do osób trzecich tylko
wówczas, kiedy występuje podstawa prawna do tego lub wcześniej
pozyskaliśmy Państwa zgodę na odpowiednie przekazanie danych. Ujawniamy
Państwa dane w razie potrzeby wymienionym odbiorcom:
• sądom, urzędom i pozostałym jednostkom publicznym: Będziemy też
ujawniać jednostkom publicznym wyniki czynności wyjaśniających.
Dotyczy to przykładowo niemieckich lub zagranicznych prokuratorów,
sądów lub innych urzędów. Takie przekazywanie może być szczególnie
korzystne wówczas, kiedy jesteśmy ustawowo zobowiązani do ujawniania
odpowiednich danych. Może to mieć miejsce przykładowo w ramach
postępowania wyjaśniającego, które jest podejmowane w odniesieniu do
czynności wyjaśniających.
o Usługodawca: Przy realizacji działań wyjaśniających korzystamy,
poza promota.de GmbH, również ze wsparcia zewnętrznych
usługodawców, takich jak kancelarie prawne lub firmy audytorskie.
Podejmiemy odpowiednie kroki w celu zapewnienia, że ci
usługodawcy przetwarzają Państwa dane wyłącznie w ramach
odpowiednich przepisów o ochronie danych.
o Pozostałe osoby trzecie: W zakresie, w jakim jest to konieczne do
realizacji celów określonych w niniejszej Informacji o Ochronie
Danych Osobowych i w zakresie, w jakim nie przeważają nad nimi
uzasadnione interesy osób, których dane dotyczą, możemy
również przekazać Państwa dane osobowe pozwanemu lub
ubezpieczycielowi. O ile nie zgromadziliśmy Państwa danych
osobowych bezpośrednio od Państwa, zazwyczaj otrzymujemy je
od organów, partnerów biznesowych lub z podobnych źródeł
wymienionych powyżej w niniejszej sekcji Informacji o ochronie
prywatności.
• Jakie mają Państwo prawa w zakresie ochrony danych?
Jako osoba, której dane dotyczą, mogą Państwo dochodzić różnych praw w
związku z przetwarzaniem danych. Aby umożliwić Państwu dostęp podaliśmy
wyżej telefon; mogą Państwo osiągnąć nas przez wyżej wymienione dane do
kontaktu.
Prawa osoby, których to dotyczy, to zwłaszcza:
• Prawo do informacji (art. 15 RODO);
o Prawo do korygowania (art. 16 RODO);
o Prawo do usuwania według (art. 16 RODO);
o Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
o Prawo do złożenia zażalenia w organie nadzoru ochrony danych.
• Jak długo zapisujemy dane?
Będziemy przechowywać lub usuwać dane zebrane w ramach wyjaśniania
informacji zgodnie z odpowiednimi przepisami o ochronie danych, w
szczególności zgodnie z art. 17 RODO. Następnie dane użytkownika zostaną
zasadniczo usunięte, gdy nie będą już potrzebne do celów określonych w
niniejszych informacjach o ochronie danych.
Ustawowe przepisy przechowywania lub nasze uzasadnione interesy mogą
jednak uzasadniać dłuższe przechowywanie danych. Przykładowo możemy
dalej przechowywać Państwa dane ewentualnie podczas aktualnych sporów
prawnych, które są wynikiem czynności wyjaśniających.
Terminy przechowywania warunkowane są naszym interesem przechowywania,
przy uwzględnieniu ważności przechowywania dla nas, wymagających ochrony
interesów danej osoby w związku z kasowaniem i prawdopodobieństwa, że
wystąpi zgłoszone w systemie zgłoszeń.
• W jakim stopniu występują zautomatyzowane decyzje jednostkowe
lub działania dotyczące profilingu?
W ramach czynności wyjaśniających nie następują zautomatyzowane decyzje
jednostkowe ani działania profilingu w rozumieniu art. 22 RODO.
